The Management of National Depository Collection: Legal Deposit of publications in Sarawak
By
Arpah Adenan and Rashidah Haji Bolhassan
Sarawak State Library
Malaysia
Background of Legal Deposit
The practice of Legal Deposit in the world stretches for more than 450 years. It has been recognised as an effective means of collecting and preserving a country’s published heritage. Legal Deposit is a statutory provision, which obliges publishers to deposit copies of their publications in libraries in the country or state in which they are published. According to the British Library, a work is published when copies of it are issued to the public.
According to history, depositing of published materials was established in 1537. Enacted by King Francis I of France, legal deposit was introduced to ensure the collection and preservation of documents in France. In 1911 Britain,
legal requirements to deposit has long been acknowledged as advantages by both authors and publishers. Whereas in 1953, Canada started its legal deposit initiative to protect Canadian records. In 1968, Australia started legal deposit practices in order to protect
prot Australian published cultural heritage material.
Generally, the act of depositing published materials or library resources serves the public interest by ensuring the survival of published cultural materials, guarantees the ability of creators to exploit their works, and provides a fair access for the purposes of the research, scholarship, study and criticism.
Depository laws in Malaysia
According to the wise words of the first Prime Minister of Malaysia, the late Tunku Abdul Rahman Putra Al-Haj, A country will never succeed unless there is something for us to reflect upon.
Hence, without doubt, Legal Deposit is a vital tool to preserve for future generations. Publications received forms the National Collection (Koleksi Negara), which reflects the accumulated heritage from various aspects particularly intellectual heritage, the arts, cultural, and wisdom of Malaysians.
In the Malay states, the concept of depositing according to the stipulation of the laws was practiced as early as 1886, long before the formation of Malaysia in 1963, under the Straits Settlements Book Ordinance, 1886. As the following list of authorities indicated, preservation of books and legal deposit requirements has always been regarded with high esteem in the Malay states as well as Borneo, and will always be, a matter of great concern in modern Malaysia:
Straits Settlements Book Ordinance, 1886
F.M.S (Federated Malay States) Chapter 90, Books Enactment, 1916
The Preservation of Books Ordinance, 1950
Sarawak Museum (Deposit Library) Ordinance, 1961
Akta Pemeliharaan Buku-buku 1966
Act & Ordinance currently in force:
Akta 331 – Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1986,
Chapter 29, Sarawak State Library Ordinance, 1999
Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan, 1986, an act fondly known as Akta 331 amongst the libraries and publishing industry in Malaysia, was gazetted on 31st December 1986 and came into force on 15th April 1987[1].
It is an act…bagi membuat peruntukan bagi pengumpulan, pemuliharaan, pengawalan bibliografi dan penggunaan bahan perpustakaan yang diterbitkan di Malaysia dan untuk menyediakan bagi perkara-perkara yang berkaitan dengannya.[2] The act stipulates the deposit of publications published in Malaysia to the National Library of Malaysia (Perpustakaan Negara Malaysia), through Pusat Penyerahan Terbitan Negara, established under the same act.
Whilst in Sarawak, the preservation of Sarawak’s published heritage was formerly under the Sarawak Museum (Deposit Library) Ordinance, 1961. Enacted by the Legislature of Sarawak to make provision for the preservation of books, printed and published in Sarawak, the ordinance was repealed by Sarawak State Library Ordinance, 1999, when it came into force on 1 October 1999.
Sarawak State Library Ordinance, 1999, mandates the setting up of Sarawak State Library, or Pustaka Negeri Sarawak. Enacted by the Legislature of Sarawak, Sarawak State Library Ordinance, 1999, was passed by the Dewan Undangan Negeri on 11th May, 1999. It came into force on 1st October 1999[3]. It is an Ordinance to provide for the establishment of the Sarawak State Library with a depository for the custody and preservation of materials for public records and matters incidental thereto. The two core businesses are as a State Library and as a State Depository.
Sarawak State Library Ordinance established the State Depository under Part IV of the Ordinance, which functions with the following objectives[4]:
(a) To provide for the preservation and use of library resources or materials published in Sarawak;
(b) To create standard bibliographic records of library resources or materials published in Sarawak;
(c) To maintain statistical records of library resources or materials published in Sarawak; and
(d) To maintain, preserve and keep public records which are more than twenty-five years old, and other documents, papers, instruments, and statutes, statutory orders, regulations or decrees, directed by State Secretary to be maintained, preserved and kept in the State Depository on account of their historical value or public importance.
Requirements of the Sarawak State Library Ordinance, 1999
Under the Sarawak State Library Ordinance, 1999, the following are stipulated:
Who should deposit their publication?
Deposit of published materials is not only to be done by private publishers but also by freelance writer, government agencies, non-governmental organisations and anyone undertaking publishing activities. Therefore the act of depositing published materials is the responsibility of every publishers and writers.
Why do we have to deposit to Pustaka Negeri Sarawak?
Under the Sarawak State Library Ordinance 1999, Pustaka Negeri Sarawak is designated as a State Depository for material published in Sarawak. The Ordinance also requires deposit of both print and non-print material.
What do we need to deposit?
Five copies of print material which includes books, serials, maps, charts, posters and other kinds of publications which are for public consumption.
Two copies of non-print material, which includes cinematograph films, microfilms, phonorecordings, video and audio recordings and other electronic media.
When do we deposit?
Printed library resources
Every printed library resources, published in Sarawak shall, within one month of its publication, deliver the publication to the Sarawak State Library.
Every printed library resources, published at regular or irregular intervals, shall be delivered within one week from the date of publication
Non-printed library resources
Every non-printed library resources, where a request is made, shall be delivered within one month of publication
What happens in the event of non-compliance?
Author or publisher who fails to deliver any library resource which he is required to deliver, shall be guilty of an offence and, on conviction, be liable to a fine not exceeding three thousand Ringgit Malaysia.
Where do we store the deposited materials?
For preservation and safe keeping of the materials, upon depositing, the deposited materials are distributed at various locations. A copy of the print material is kept for posterity in the closed stack room, whereas one copy is kept in the Special Collection for limited reference and the third copy for reference at the open shelve in Pustaka Negeri Sarawak in Kuching. For preservation purposes, three off-sites were identified; Pustaka Miri, and Sibu Municipal Council Library for access and reference of print materials.
And the Centre of Academic and Information Services, UNIMAS (Universiti Malaysia Sarawak) as an off-site for second copy of non-print materials. Off-sites are very important as a safety precaution in the event of a disaster.
Activities carried out for the awareness and acquisition of Legal Deposit in Sarawak
As the Ordinance is still new, and Legal Deposit is not a commonly known practice in Sarawak, various efforts were and continuously being undertaken to promote the awareness of legal deposit practices. These include:
a) Seminars
Organisation of seminars in the 11 divisions throughout Sarawak is undertaken. Seminars normally target audience around 70 to 90 participants.
Participants comprises of authors, publishers, aspiring writers as well as aspiring publishers, head of community leaders, government departments and anyone interested to know about legal deposit practices. During seminars, participants are exposed to history, objectives and justifications of practicing legal deposit, and the kind of assistance, which Pustaka Negeri Sarawak could provide. Such services include how International Standard Book Numbers or International Standard Serial Numbers could be acquired, how CIP (Cataloguing in Publications) could be included in new publications.
b) Organisational Briefings
At a smaller scale, Pustaka Negeri Sarawak also conducts briefing at various organisations regardless whether those organisations are of governmental or non-governmental background. Briefings are normally conducted to provide concentrated attention to interested parties in a group of 10 to 15 persons.
c) Enforcements
To ensure publishers and writers submit relevant copies of their publications to Pustaka Negeri Sarawak, enforcement of Sarawak State Library Ordinance, 1999, are also carried out. In undertaking enforcement, officers from the Legal Deposit Unit of the library identify and approach publishers and writers who do not comply to the requirements of the Ordinance. It is interesting to note that some publishers and writers are not aware of the requirements, while others, hope to be protected by not wanting to know the requirements. As the rule of law goes, ignorant of the law is not a good reason for non-compliance.
d) Market Scanning
Another initiative undertaken by Pustaka Negeri Sarawak includes conducting Market Scanning of books stores throughout Sarawak.
e) Media Scanning
Scanning of mass media is carried out at least half an hour a day on local and national newspapers for new publications, while news on television are also an important source of information worth paying attention to.
f) Website archiving
On 28th February 2006, Pustaka Negeri Sarawak started archiving websites of Sarawak government departments and agencies, as a start to preserve literary heritage in the digital format.
g) Repeat Circulars from State Secretary
To ensure government departments and agencies comply in submitting their publications to the State Depository, the State Secretary issues circular within the Sarawak State government on an annual basis.
Sarawak, is the only state in Malaysia, which has its own legal deposit laws and requirements. Sarawak is very keen in preserving its intellectual heritage and developing its literary industry. Therefore, Pustaka Negeri Sarawak, as the enforcer of the requirements of Sarawak State Library Ordinance, 1999, cooperate with individuals, writers and publishing organisations to improve the literary development of the state.
Legal Deposit management
a) Standard Operating Procedures
To improve the management of Legal Deposit materials as well as its other endeavour in and outside the library, Pustaka Negeri Sarawak embarked on its ISO 9000:2000 initiative for the Acquisition of Legal Deposit material. For a start, the documentation of only one Quality Procedure has now improved to include additional work including procedures covering conducting of seminars, enforcements, briefings and archiving of government websites. (Appendix 1 : ISO Flow chart)
b) Agent for National Library of Malaysia for ISBN, ISSN and CIP
An additional role of Pustaka Negeri in discharging its legal deposit responsibilities is as an unofficial Advisor on behalf of the National Library of Malaysia pertaining to usage of International Standard Book Number, International Standard Serial Number and the importance of Cataloguing In Publication (CIP).
c) Publication of Sarawak State Bibliography
The Sarawak State Bibliography lists materials published in Sarawak and deposited at the State Library, in accordance with the provisions stipulated under the Sarawak State Library Ordinance, 1999. The print copy lists publications received for an accumulated period of two years, and its publication is carried out once in two years. However, shorter period is expected in the future due to anticipated vigorous publications.
The bibliography is available both in print and on-line. The on-line version, which is updated on a daily basis, is available on the Pustaka Web site at http://www.pustaka-sarawak.com/ssb. In addition to the lists of publications published in Sarawak, which were deposited at the library, the bibliography also includes list of web site addresses of electronic resources from in and outside Sarawak on Sarawak as well as that of the state government departments and agencies. In addition, the bibliography also lists Sarawak’s authors and publishers, who have deposited to the State Depository.
The Benefits of Legal Deposit
Preservation
Preservation ensures works of authors and publishers survive for the use of future generations. Preserved materials are also regarded as National heritage.
Research Avenue
This is to accommodate the needs of worldwide researchers in gaining access, now and in the future, to publications regardless of publication mediums. Comprehensive collections of publications formed in this way provide the means for research into all aspects of Sarawakian life, history, culture, artistic, commercial, technical and scientific endeavours.
Bibliographic Database
Records of Legal Deposit publications form the basis of Sarawak Bibliographic Database. This means all publications are brought to the attention of potential users through authors, title, subject and other electronic search strategies.
Internet Access
Records of publications are available for access at a wider range. Making it available on the Internet through the library’s web site, makes it available 24/7.
Promotion of Publication
a) This is the distribution of Legal Deposit records to libraries all over Malaysia, may it be state or organisational libraries. This is accomplished by means of distributing print copies of the Sarawak State Bibliography.
The Sarawak State Bibliography is also distributed by Gift and Exchange practice of the library to selected libraries outside Malaysia. It is an indirect marketing effort to promote local publications.
b) Publications are promoted through exhibitions held in and outside Sarawak
c) Road shows are frequently carried out by the library and proved to be a very effective means of promoting local publications as well as awareness on the legal deposit requirements.
Challenges
International standard numbers, ISBN and ISSN, are issued by the National Library, being the national clearing house for Malaysia. The application lists can be used by the library as an enforcement tools for publishers to comply to the requirements of Section 15(1) of Sarawak State Library Ordinance, 1999. However, those publications without the relevant international standard numbers will be a challenge to trace.
Publishers in Sarawak have to submit publications not only to the Sarawak State Library but also to the National Library of Malaysia. Section 21, stipulates the obligations imposed upon the author or publisher as an addition to, and not substitution for, any other obligations relating to the delivery of library resources published in Sarawak to any other institution, under any other written law currently in force. However there are provisions for compensating publishers for expensive materials. The Board may, if it deems fit, pay the author or publisher of a printed library resource in accordance with such scale of payment as the Board may, in consultation with the Council, prescribe[5].
Government departments and agencies are the biggest publishers, however minor matter such as frequent changes of officers whose responsibility, amongst others, is to ensure depositing of publications carried out by his department each time a publishing is done, is easily gotten. Such responsibilities are often time considered that of under-rated importance.
The growing needs for space and ensuring standard storage environment is another challenge for the library to overcome.
Preservation of digital materials and changing technologies is another global challenge for organisations dealing in preservation and dissemination of information.
The way forward
Digital and electronic publications are becoming extensive, although it is still slow. However, there is a need to actively enhance digital archiving, as well as a need to look into issues such as digital rights management, content replacement and withdrawal, technology feasibility for sustainable access, content management, amongst others.
As our service to the depositors, using our website to continuously market their books ala Amazon.com, that is, creating tumbnails of the books’ covers and provide contents page access, are amongst the plans Pustaka Negeri Sarawak looks forward to.
[1] Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1986, 31hb Disember 1986, Warta Kerajaan Malaysia
[2] Ibid
[3] Swk. L.N. 66/1999, 30th September 1999, Sarawak Government Gazette
[4] Sarawak State Library Ordinance, 1999, 27th May, 1999, Sarawak Government Gazette
[5] Section 19, Sarawak State Library Ordinance, 1999, 27th May, 1999, Sarawak Government Gazette
Pengalaman Perpustakaan Muzium Brunei Selaku Pusat Penyerahan Bahan Dalam Pengurusan Koleksi Imprin Negara di Bawah Kawalan Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967, Edisi Semakan 1984
Presented by
Hj. Dayangku Saadiah
Muzium Brunei. Brunei Darussalam
WORKSHOP PENGELOLAAN KOLEKSI DEPOSIT NASIONAL SE-ASEAN
Yogyakarta
2007
1. Pengenalan
Kertaskerja ini bertujuan untuk memberi gambaran secara umum terhadap beberapa aspek yang berhubungkait dengan pengurusan koleksi bahan imprin negara di bawah kawalan Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967, Edisi semakan 1984 dan sumbangannya terhadap pembangunan koleksi nasional. Rujukan khas adalah berdasarkan kepada Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967, Edisi semakan 1984 yang memandatkan Jabatan-Muzium-Muzium Brunei melalui Perpustakaan Muzium Brunei sebagai satu-satunya Pusat Penyerahan Bahan tempatan di Negara Brunei Darussalam.
2. Latar belakang
Jabatan Muzium-Muzium Brunei ditubuhkan pada tahun 1965 dan merupakan sebuah institusi yang berperanan dalam mengumpul, menyimpan, memelihara dan
mempamerkan warisan negara. Selain itu Jabatan Muzium-Muzium juga berperanan sebagai institusi yang memberikan kemudahan rujukan dan penyelidikan kepada orang ramai dan juga para penyelidik. Adalah menjadi satu dasar Jabatan Muzium-Muzium Brunei untuk menimbulkan semangat kesedaran, kemegahan dan penghargaan terhadap warisan bangsa dan kegemilangan negara di kalangan rakyat dan penduduk negara Brunei Darussalam.
Dalam menyelaraskan dengan kerja-kerja pemuliharaan sebanyak empat(4) Akta telah diluluskan oleh Kerajaan Kebawah Duli Yang Maha Mulia dan Yang Di-Pertuan Negara Brunei Darussalam seperti berikut:
- Akta Purbakala dan Harta Terpendam
- Akta Pemeliharaan Buku-Buku, 1967
- Akta Arkib Negara Brunei, 1975
- Akta Perlindungan Binatang-Binatang Liar
- 3. Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967
Majlis Mesyuarat Negeri Brunei telah meluluskan satu undang-undang yang bertujuan untuk penyimpanan dan pemuliharaan buku-buku yang dicetak dan diterbitkan di Negara Brunei Darussalam. Undang-undang yang dimaksudkan adalah Undang-Undang Pemeliharaan Buku-Buku 1967 dan telah dikuatkuasakan pada tahun 1967 sebagaimana yang disyaratkan dalam Warta Kerajaan Brunei Naskhah lV bilangan 3 bertarikh 18 Januari 1967. Pada tahun 1984, Undang-Undang Pemeliharaan Buku-Buku 1967 telah dipinda kepada Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967, edisi semakan 1984.
4. Definisi
Bab 1 memberi tafsiran
Akta ini adalah disebut sebagai Akta Pemeliharaan Buku-Buku
4.1 Bab 2 memberi tafsiran:
‘Buku-buku’ termasuk setiap bahagian buku-buku; laporan; risalah; majalah; suratkhabar; lembaran surat bertaip (letterpress); lembaran kertas muzik; peta; pelan; peta perkapalan atau jadual yang disiarkan berasingan, tetapi tidak termasuk sebagai penerbitan buku kali kedua atau berikutnya melainkan penerbitan tersebut mengandungi tambahan atau perubahan samada mengenai surat bertaip atau mengenai peta-peta; catatan-catatan atau lain-lain gambar ukiran yang bersabit dengannya.
4.2 Bab 3 memberi tafsiran:
Dalam Akta tersebut menyatakan bahawa setiap penerbit di Negara Brunei Darussalam adalah dikehendaki untuk menyerahkan tiga (3) naskhah terbaik bahan-bahan yang diterbitkan kepada Pengarah Muzium-Muzium Brunei. Penerbit juga dikehendaki untuk menyerahkan bahan-bahan terbitan mereka samada untuk dijual atau sebaliknya dalam masa satu bulan selepas penerbitannya atas perbelanjaan mereka sendiri. “Buku-buku” atau bahan-bahan yang diserahkan hendaklah lengkap dan baik dari segi fizikal dan bukannya bahan-bahan yang rosak atau lebih-lebihan bahan yang tidak digunakan.
4.3 Bab 3 (3) memberi tafsiran:
Penerbit yang GAGAL menyerahkan hasil terbitan mereka adalah menjadi satu kesalahan dan jika sabit kesalahan akan dikenakan penalti sebanyak B$6,000.00 ringgit dan juga harga buku yang diterbitkan.
4.4 Bab 4 memberi tafsiran:
Menyediakan katalog atau bibliografi yang mengandungi senarai buku-buku yang diterima daripada penerbit dan mengagihkannya kepada sesiapa yang membut permohonan untuk mendapatkannya.
5. Tujuan dan Objektif Penyerahan Bahan
Dalam membincangkan perkara di atas, the Unesco Guidelines telah menggariskan beberapa objektif utama:
- I. Untuk penggumpulan dan pemuliharaan semua terbitan tempatan sebagai warisan negara
- II. Untuk penyusunan dan penerbitan Bibliografi Negara
- III. Untuk penyediaan dan penyelanggaraan rekod statistik terbitan negara
6. Proses Pelaksanaan Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967, Edisi semakan 1984
Pengurusan bahan-bahan imprin negara jika dilihat memang nampak mudah tetapi sebenarnya proses pengurusan bahan –bahan ini terdapat sedikit kesukaran.
Sebagai Pusat Penyerahan Bahan, Perpustakaan Muzium Brunei berperanan untuk melaksanakan tanggungjawab seperti berikut:
- I. Membuat pengesanan semua terbitan tempatan
- II. Memperolehi bahan
- III. Memproses bahan
- IV. Penyediaan Bibliografi
Dalam mempekenalkan Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967, edisi semakan 1984, beberapa langkah telah diungkayahkan seperti berikut:
- I. Penghantaran surat, surat-surat keliling dan memo jabatan kepada kementerian-kementerian, jabatan-jabatan kerajaan, pihak swasta, persatuan-persatuan dan individu dengan melampirkan salinan akta.
- II. Menghubungi pencetak / penerbit atau datang terus ke tempat-tempat berkenaan
6.1 Pengesanan dan Perolehan Bahan
Perpustakaan Muzium Brunei juga telah berusaha menggunakan beberapa kaedah yang tertentu untuk mengesan bahan yang telah diterbitkan di Negara Brunei Darussalam umpamanya:
- Melalui media massa seperti surat khabar tempatan iaitu Pelita Brunei, Borneo Bulletin, Radio atau TV dan juga melalui iklan-iklan atau risalah-risalah dan seumpamanya. Bahan-bahan ini akan dirujuk bagi mempastikan sekiranya terdapat aktiviti-aktiviti yang dikendalikan seperti pelancaran buku baru, seminar, bengkel, persidangan dan sebagainya.
- Melalui kerjasama pencetak-pencetak seperti Jabatan Percetakan Kerajaan, Star Trading and Printing, Borneo Printers, Asia Printers dan lain-lain.
- Melalui inisiatif pegawai yang dipertanggungjawabkan
- Melalui katalog buku atau senarai bahan perpustakaan yang diperolehi dari institusi – institusi atau agensi-agensi di Negara Brunei Darussalam.
6.2 Perolehan Bahan
Setelah bahan dapat dikesan, penerbit akan dihubungi bagi mempastikan penerbit akan menyerahkan tiga naskhah terbaik kepada Pengarah Jabatan Muzium-Muzium Brunei. Juka bahan tidak diterima, memo atau surat akan dikirim kepada pihak yang berkenaan dengan melampirkan salinan Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967, edisi semakan 1984. Jika gagal, surat peringatan sebanyak tiga kali akan diberikan kepada para penerbit. Jika didapati para penerbit menyerahkan kurang dari 3 naskhah, naskhah tambahan akan dipohonkan.
6.3 Memproses Bahan
Bahan yang diterima akan disemak untuk mempastikan semua dalam keadaan baik dan lengkap. Kemudian surat akuan penerimaan akan dikirim kepada penerbit.
Bahan yang diterima akan didaftar, dan dibubuh cop hak milik, pemberian nombor kawalan, membuat label bahan dan bahan sedia untuk proses katalog.
Carta Aliran Pelaksanaan Akta dilampirkan.
6.4 Penyediaan Bibliografi Negara Brunei Darussalam
Perpustakaan Muzium Brunei mula menerbitkan Bibliografi Negara Brunei Darussalam tahun 1967 hingga 1991 secara kumulatif dan tahun 1996 secara tahunan. Sehubungan dengan itu satu jawatankuasa Penyelaras penerbitan Bibliografi Negara Brunei Darussalam telah dibentuk bagi tujuan untuk menyelaras penyususnan isi kandungan serta pengawalan proses pencetakan.
Walaupun penerbitan Bibliografi Negara Brunei Darussalam yang pertama diterbitkan pada tahun 1996, namun usaha penyenaraian bahan yang diterima di bawah Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967 telah pun dibuat pada:
- Awal Tahun 1970 oleh Pegawai yang bertugas di Perpustakaan Muzium pada ketika itu. Senarai bahan-bahan akta yang diterima telah dimuatkan dalam Warta Kerajaan = the Subsidiary Legislation of Brunei 1971, muka surat 146-227 yang mengandungi maklumat seperti judul, pengarang, penerbit, tempat dan tarikh diterbitkan.
- Usaha penyenaraian telah diberhentikan dan diteruskan semula pada tahun 1980 hingga 1985 yangmana senarai tersebut dimuatkan dalam berita Muzium dengan menggunakan nama penerbit.
- Kemudian diteruskan dengan memuatkan dalam terbitan perpustakaan iaitu Current Awareness Bulletin (CAB) mulai tahun 1985 sehinggalah Bibliografi Negara Brunei Darussalam 1961-1991 diterbitkan.
7. Statistik
Terdapat beberapa statistik yang berhubungkait dengan bahan-bahan yang diterima di bawah ‘Akta Pemeliharaan Buku-Buku 1967, edisi semakan 1984 seperti yang tertera di dalam skreen. Secara keseluruhan bahan-bahan buku dan majalah yang diterima dari penerbit-penerbit tempatan adalah berjumlah 67, 326 naskhah tidak termasuk koleksi poster.
8. Masalah
Jabatan Muzium-Muzium tidak mempunyai sistem khusus untuk memantau dan mengesan penerbitan hasil-hasil karya yang diterbitkan di Negara Brunei Darussalam secara keseluruhanya. Dalam memperolehi bahan-bahan ini, pihak perpustakaan juga tidak lari dari menghadapi masalah. Di antara masalah-masalah yang kami hadapi ialah:
- Kekurangan sumber maklumat
- Pencetak Kerajaan tidak mencetak keseluruhan bahan yang diterbitkan di Negara Brunei Darussalam malah terdapat penerbit-penerbit itu sendiri yang mencetak penerbitan mereka di institusi-institusi atau agensi-agensi sendiri
- Terdapat beberapa jabatan kerajaan, pihak swasta dan institusi-institusi berkenaan tidak membuat senerai penerbitan mereka, jika pun ada tetapi tidak diedarkan kepada Perpustakaan Muzium Brunei. Senarai ini amat penting dalam membantu untuk mengesan bahan terbitan mereka dengan lebih terperinci.
- Bahan terbitan untuk dijual begitu terhad sehinggakan terjadi kehabisan stok
- Terdapat beberapa penerbit dari institusi kerajaan, swasta dan orang-orang perseorangan yang masih kurang memahami akan kepentingan Akta dan juga kepentingan koleksi warisan negara
- Terdapat beberapa penerbit yang enggan atau merasa keberatan untuk menyerahkan bahan-bahan terbitan mereka mungkin disebabkan harga buku tersebut terlalu mahal dan ada juga yang hanya menyerahkan satu naskhah sahaja.
- 9. Aktiviti Kesedaran
Dalam usaha Jabatan untuk melaksanakan peruntukan Akta ini, Perpustakaan Muzium Brunei telahpun mengambil inisiatif mengadakan beberapa projek seperti mengadakan jerayawara di kesemua daerah di Negara Brunei Darussalam, taklimat pameran, wawancara melalui radio dan tv dan membuat kaji selidik sebagai projek kesedaran. Selain dari itu kepentingan dan kesedaran para penerbit terhadap akta dan koleksi warisan negara ini juga pernah dijadikan projek untuk dipertandingkan dalam Kumpulan Kerja Cemerlang
- 10. Penutup
Kepentingan koleksi nasional sebagai warisan negara adalah merupakan satu kepentingan utama kepada mana-mana negara bagi tujuan penyelidiakan untuk generasi yang akan datang. Tanggungjawab dalam merealisaikan perkara ini memang sudah dilakukan oleh pihak-pihak yang berkenaan. Adalah diharapkan kepada semua penerbit samada dari pihak kerajaan atau swasta dan lainnya supaya akan dapat mematuhi Akta ini dan bekerjasama dengan Pusat Penyerahan Bahan demi untuk memantapkan lagi koleksi warisan negara.
BIBLIOGRAFI
- 1. Jasion, Jan T., The International guide to legal deposit. England : Ashgate Publishing Limited, 1991.
- 2. Lee, Judy. The Singapore national bibliography problems and prospects.
Pengelolaan Koleksi Deposit di Singapura
Presented by
Norulashikin Jamain
Pustakawan, Perkhidmatan Profesional
Lembaga Perpustakaan Negara Singapura
WORKSHOP PENGELOLAAN KOLEKSI DEPOSIT NASIONAL SE-ASEAN
2007
Abstrak: Penguatkuasaan akta penyerahan bahan memudahkan Lembaga Perpustakaan Negara (NLB) Singapura mengumpul, menyusun dan mengekalkan bahan-bahan penerbitan di Singapura. Usaha ini membawa banyak faedah kepada masyarakat dan negara. Koleksi deposit adalah peninggalan warisan yang patut dijaga agar ia dapat dimanfaatkan oleh generasi masa depan. Langkah-langkah sedang diusahakan supaya lebih ramai orang sedar akan kepentingan penyerahan bahan dan memberi sumbangan demi mempertingkatkan kejayaan rancangan ini. NLB berusaha untuk merangkumi kepelbagaian bahan yang boleh dikumpulkan. Selain daripada naskhah buku dan bahan pandang-dengar, NLB merancang untuk menyimpan terbitan elektronik. Koleksi Warisan Dokumentari Singapura sedang dibangunkan melalui dua projek utamanya: Halaman Singapura dan Gambar-gambar Singapura.
Pengenalan
Lembaga Perpustakaan Negara (NLB) Singapura diberi kuasa mengumpulkan semua bahan yang diterbitkan di Singapura. Tujuan rancangan penyerahan bahan (legal deposit) ialah untuk memastikan supaya sebuah koleksi negara yang lengkap dikumpulkan dan dikekalkan sebagai warisan dan pembangunan penerbitan negara. Bahan-bahan yang diterima sebagai koleksi deposit menjadi sumber berguna untuk maklumat dan kajian.
Undang-undang penyerahan bahan yang pertama telah diperkenalkan pada tahun 1835 sebagai Ordinan Pencetak dan Penerbit (Printers and Publishers Ordinance). Pada tahun 1970, ia disemak dan menjadi Akta Pencetak dan Penerbit (Printers and Publishers’ Act). Pada masa ini, NLB menguatkuasakan Akta Lembaga Perpustakaan Negara 1995 (National Library Board Act Chapter 197, No. 5 of 1995, Part II Section 10).
Skop Koleksi Deposit
Akta NLB 1995 memerlukan semua penerbit komersial dan bukan komersial mengirimkan dua naskhah setiap terbitan dalam masa empat minggu dari
tarikh ia diterbitkan. Arahan ini ditujukan kepada penerbit buku, pengeluar bahan pandang-dengar, organisasi perdagangan, sekolah, agensi pemerintah, persatuan, dan penerbit perseorangan yang menerbitkan bahan di Singapura untuk tujuan menjual atau menyebarkannya kepada awam.
Bahan-bahan cetakan yang terangkum dalam akta ini termasuklah buku, laporan dan buku tahunan, buletin, prosiding persidangan, majalah, peta, skor muzik, surat berita, akhbar, dan jurnal. Antara bahan-bahan bukan cetak pula ialah filem, rakaman video, cakera padat, rakaman bunyi, DVD dan CD-ROM.
Dokumen elektronik yang didapati melalui penyiaran di televisyen atau jaringan komunikasi data diminta daripada penerbit hanya jika diperlukan. Bahan-bahan yang dikecualikan dan tidak perlu diserahkan ialah seperti terbitan untuk kegunaan persendirian, dokumen untuk keperluan undang-undang, borang permohonan, surat pekeliling, bahan-bahan latihan, dan nota-nota kursus.
Faedah-faedah Koleksi Deposit
Semua karya yang diterbitkan di Singapura disusun dan dilestarikan untuk kegunaan generasi sekarang dan masa depan melalui akta penyerahan bahan. Koleksi penerbitan Singapura yang menyeluruh membolehkan pengkajian dalam semua aspek kehidupan dan budaya Singapura seperti kesenian, perusahaan, komersial, teknikal, sejarah dan pendidikan.
Bahan-bahan yand diserahkan disenaraikan di dalam Bibliografi Negara Singapura (SNB) yang dihasilkan dalam format CD-ROM dua kali setahun. Senarai bahan-bahan ini juga disebarkan melalui pangkalan data
Perkhidmatan Automasi Perpustakaan Sepadu Singapura (Singapore Inte
grated Library Automation Service atau SILAS) yang boleh diakses secara langsung. Ini membolehkan karya-karya yang diterbitkan diketahui oleh per
pustakaan-perpustakaan dan para penjual serta pengedar buku. Ini dapat membantu penjualannya.
Tatacara Pengumpulan
Penerbit diperlukan menghantar dua salinan terbaik bahan terbitan melalui pos atau persendirian ke Pejabat Legal Deposit, Pusat Pembekal Perpustakaan, NLB, yang sekarang ini terletak di daerah Changi, timur Singapura. Penerbit perlu menyertakan borang yang sudah diisi menurut jenis bahan
yang dihantar, sama ada terbitan buku, terbitan bersiri, atau bahan pandang-dengar. Borang boleh didapati di lelaman NLB http://www.nlb.gov.sg/ (‘Services – Regulatory’ tab) atau di Pejabat Legal Deposit.
Status Koleksi Deposit
Status koleksi deposit buku ialah seperti berikut:
| Language | FY2000 | FY2001 | FY2002 | FY2003 | FY2004 | FY2005 | FY2006 |
| Malay |
246 |
124 |
235 |
280 |
287 |
172 |
154 |
| Chinese |
2,009 |
1,847 |
2,495 |
2,820 |
2,174 |
2,465 |
2,018 |
| Tamil |
80 |
46 |
108 |
192 |
108 |
106 |
116 |
| English |
3,910 |
5,585 |
6,046 |
6,967 |
6,275 |
5,243 |
7,118 |
| Total |
6,245 |
7,602 |
8,884 |
10,259 |
8,844 |
7,986 |
9,406 |
Sehingga kini, koleksi deposit sudah melebihi 800 ribu naskhah dalam semua format and empat bahasa. Kebanyakan bahan-bahan ini ialah dalam
bentuk buku dan terbitan bersiri. Bahan-bahan pandang-dengar mula disimpan pada September 1995. Kesedaran mengenai pentingnya koleksi deposit perlu ditekankan demi mengurangkan jurang koleksi.
Kegiatan Promosi
Satu siri seminar, “Publishing and Legal Deposit”, telah dirasmikan pada 3 April 2006. Ia bertujuan menyedarkan orang ramai tentang pentingnya koleksi deposit, di samping memberi penerangan mengenai Nombor Buku Piawai Antarabangsa (ISBN) dan Nombor Serial Piawai Antarabangsa (ISSN). Melalui seminar ini, NLB berpeluang berkongsi maklumat tentang rancangan-rancangan NLB dalam menyahut cabaran mengumpulkan pelbagai bahan baru untuk disimpan dan menjadi warisan. Sejauh ini, empat seminar telah diadakan dalam tahun 2006. Setiap seminar ditujukan kepada golongan penerbit tertentu seperti penerbit bahan-bahan Inggeris dan Melayu, dan agensi pemerintah.
Agensi ISBN dan ISSN
NLB berfungsi sebagai Agensi ISBN dan Pusat Negara ISSN di Singapura. NLB mentadbir dan menguruskan segala sistem ISBN dan ISSN, dan melalui lelamannya, memberi kemudahan kepada penerbit menerima perkhidmatan-perkhidmatan berkaitan kedua sistem. Mulai Januari 2007, penggunaan sistem ISBN 13 angka diamalkan.
Pasukan Petugas Bahan-bahan Deposit
Sebuah Pasukan Petugas Bahan-bahan Deposit (Task Force on Legal Deposit Materials) telah dibentuk pada Julai 2004 untuk menyemak polisi
dan fungsi koleksi deposit NLB dan meneroka peluang-peluang kerjasama dengan institusi dan agensi tempatan dalam membangunkan sebuah koleksi negara yang lebih lengkap.
Berdasarkan kajian mengenai cara-cara yang diamalkan oleh perpustakaan-perpustakaan negara di pelbagai negara, beberapa usulan dikemukakan kepada NLB pada Mei 2005. Antara usulan-usulan tersebut ialah:
- mencipta suatu rangka yang baru menggunakan pendekatan desentralisasi dengan mempunyai pusat-pusat penerimaan bahan yang lebih banyak
- melaksanakan langkah permulaan dalam mengumpulkan terbitan elektronik melalui skim deposit sukarela sebelum membuat peraturan rasmi
- menambah kesedaran awam tentang perundangan ‘Legal Deposit’ dan fungsinya
- membentuk koleksi warisan dokumentari Singapura
Dalam menyahut usulan-usulan ini, NLB telah mengambil langkah-langkah secara aktif untuk mengkaji dan melaksanakannya dalam konteks strategi ‘Library 2010’ dan dalam konteks perubahan dan pembangunan dunia penerbitan dan digital.
Rangka Baru ‘Legal Deposit’
Melalui pendekatan kerjasama, NLB telah mendapat persetujuan Bursa Saham Singapura untuk membantu NLB memperoleh semua laporan tahunan syarikat-syarikat yang tersenarai. Selain dari itu, pihak Pendaftar Akhbar dan Cetakan, Penguasa Pembangunan Media Singapura, telah
bersetuju memberikan senarai permohonan untuk penerbitan bahan-bahan bersiri. Ini akan dapat membantu NLB memeriksa nama-nama penerbit dan judul-judul bahan dalam mengambil langkah selanjutnya.
Semenjak April 2006, para penerbit tidak lagi menghadapi kesukaran menyerahkan bahan terbitan di salah satu daripada 23 cawangan NLB di merata Singapura. Kemudahan ini menggalakkan lebih ramai penerbit, terutamanya penerbit ad hoc, agar segera menurut peraturan yang dikehendaki dan tidak berlengah. Majlis Seni Kebangsaan (National Arts Council) Singapura juga telah dipilih sebagai prototaip untuk organisasi luar yang boleh menerima bahan deposit.
Sumber Elektronik Dalam Talian
Sebagai menyahut usulan Pasukan Petugas, NLB telah membuat pertemuan dengan beberapa agensi pemerintah, organisasi swasta dan penerbit komersial, untuk berbincang mengenai skim deposit sukarela untuk bahan-bahan elektronik. Buat permulaan, NLB akan menerima deposit bahan-bahan seperti jurnal, buku dan majalah elektronik. Sebuah saranan telah dibuat agar akta disemak semula untuk mengambil kira deposit bahan-bahan tersebut.
Pemeliharaan dan Akses Koleksi Deposit
Bahan-bahan Singapura yang diterbitkan sebelum tahun 1970 telah disalin ke dalam format mikrofilem. NLB juga sedang dalam proses menyediakan akses mudah kepada koleksi depositnya melalui internet. Akta NLB juga sedang disemak untuk merangkum aspek penyalinan bahan-bahan deposit dalam memastikan kemudahan ini tidak disalahgunakan.
Menambah Kesedaran
Dengan kemajuan teknologi yang pantas, semakin ramai penulis yang menerbitkan sendiri karya-karya mereka. Ada di kalangan mereka yang tidak sedar tentang keperluan penyerahan bahan untuk koleksi deposit.
Selain daripada siri seminar, NLB telah mengemaskinikan lelamannya untuk memasukkan bahagian soalan yang sering ditanya (FAQs). Risalah-risalah tertentu untuk orang ramai juga telah terbitkan dalam bahasa Melayu, China dan Tamil selain daripada bahasa Inggeris untuk kemudahan pengguna yang tidak mahir dalam bahasa Inggeris.
Buat masa ini, pangkalan data Bibliografi Nasional Singapura (SNB) hanya boleh diakses oleh peserta-peserta SILAS. NLB merancang untuk membuka SNB kepada audiens yang lebih luas.
Koleksi Warisan Dokumentari Singapura
Dalam usaha membina Koleksi Warisan Dokumentari Singapura yang lengkap, NLB telah memulakan dua projek, Halaman Singapura (Singapore Pages) dan Gambar-gambar Singapura (Singapore Pictures). Melalui Halaman Singapura, para penulis Singapura berpeluang menyimpan karya-karya asli yang belum pernah diterbitkan dalam bentuk digital. Projek Gambar Singapura pula bertujuan mengekalkan dan menyebarkan penggunaan gambar-gambar lama dan nadir mengenai Singapura.
Lain-lain kegiatan yang telah dan sedang diusahakan untuk Koleksi Warisan ialah:
- Menyediakan Galeri Perintis Sastera Singapura (Singapore Literary Pioneers Gallery) di bangunan pusat NLB, di mana karya-karya perintis sastera tempatan dalam keempat-empat bahasa dipamerkan
- Kerjasama dan pengongsian usaha digitisasi bahan-bahan nadir Asia Tenggara dengan lain-lain institusi, agensi and perpustakaan dalam negeri
- Kerjasama dalam pemerolehan dan pengongsian sumber warisan dengan agensi-agensi warisan di Singapura
Kesimpulan
Dalam melaksanakan fungsi penyerahan bahan untuk koleksi deposit, NLB menghadapi banyak cabaran. Selain daripada keperluan memberi kesedaran, kepesatan tumbuhnya bahan-bahan terbitan elektronik mendesak perubahan terhadap skop koleksi deposit. NLB akan terus berusaha membina dan mengekalkan koleksi deposit yang lengkap demi faedah generasi di hari muka.
Silahkan Memilih Judul Buku Yang Diminati
Biarkan Syiah Bercerita Tentang Agamanya
Fatwa-Fatwa Penting Tentang Sholat
JIL Sebuah Doktrin Yang Telah Usang
Madarijus Salikin – Pendakian Menuju Allah
Nasehat Bagi Para Pemuda Ahlussunnah
Pengantar Sejarah Tadwin Hadits
Salaf Shalih Antara Ilmu dan Iman
Belajar Menulis Huruf Hijaiyah (1)
BelajarM enulis Huruf Hijaiyah (2)
Biografi dan Karomah Syuhada Jihad Bosnia
Hak dan Kewajiban Wanita Dalam Islam
Jual Beli Yang Dilarang Dalam Islam
Perjalanan Mencari Kebe aran. Salman al Farisi
Adab Belajar, Mengajar, Membaca dan Menghafal Quran
Biografi dan Karomah Syuhada Jihad Bosnia
Penyebab Perceraian dan Kiat Mengatasinya
Tuntunan Bertaubat Kepada Allah SWT
40 Nasehat Memperbaiki Rumah Tangga
52 Kiat Agar Suami Disayang Istri
73 Wasiat Untuk Para Pemuda Muslim
Ketika Cahaya Hidayah Menerangi Qalbu
Madarijus Salikin – Pendakian Menuju Allah
Penyebab Perceraian dan Kiat Mengatasinya
Pintu Pahala dan Penghapus Dosa
Sejarah Hidup Imam Ali bin Abi Thalib ra
Terapi Rasulullah Dalam Penyembuhan Penyakit Cinta
Deposit dan Pelestarian Digital. Beberapa Isu tentang Digitalisasi dan Kewajiban Deposit
Putu Laxman Pendit, Ph.D
Arena Baru Untuk Pustakawan
- Perkembangan teknologi digital jauh lebih cepat dan lebih dinamis daripada teknologi cetak yang sudah stabil dan nyaris tak mengalami perkembangan baru. Akibatnya, produksi digital melimpah ruah sekaligus bertambah rumit dari segi produksi, konsumsi, maupun penyimpanannya.
- Pengalaman negara-negara lain dapat kita tinjau untuk memikirkan persoalan deposit digital.
- Dalam dunia digital, deposit segera berkaitan dengan pelestarian, sebab objek digital sudah memerlukan kepastian lokasi, akses, dan keutuhan sejak objek itu diciptakan.
- Perkembangan Internet melahirkan tantangan baru, terutama karena besar dan luasnya kandungan digital, selain bahwa Internet itu sendiri sekarang sudah menjadi “wilayah sosial-budaya” yang mengandung karya-karya untuk disimpan sebagai deposit.
- Internet, dalam bentuk berbagai situs, aplikasi, interaksi, dan multimedia juga dapat dilihat sebagai living culture yang perlu disimpan dan dilestarikan. Ini menimbulkan tugas baru bagi pustakawan yang menyangkut mekanisme seleksi, pemanenan (harvesting), dan pelestarian yang belum pernah terjadi sebelumnya di “dunia cetak”.
Pengalaman Norwegia
- Pada tahun 1989 sebuah undang-undang tentang deposit (Legal Deposit Act) berlaku di Norwegia, menggantikan undang-undang lama yang hanya berlaku untuk bahan tercetak. Undang-undang baru ini berlaku efektif pada Juli 1990, menyatakan bahwa semua dokumen, foto, rekaman suara, video dan siaran elektronik tercakup dalam kewajiban deposit ke Nasjonalbiblioteket atau Perpustakaan Nasional Norwegia.
- Norwegia termasuk sedikit negara yang punya undang-undang deposit digital dan menyatakan bahwa “semua informasi yang tersedia secara umum harus dilestarikan dan tersedia bagi kepentingan dokumentasi maupun penelitian, tanpa terkecualikan oleh format atau medianya”.
- Sewaktu undang-undang itu diresmikan Internet belum semarak seperti sekarang sehingga mudah saja bagi Perpustakaan Nasional Norwegia untuk menyimpan terbitan di Internet (situs). Tetapi lalu dengan cepat Internet berubah menjadi sangat “ramai”, maka dilakukanlah total harvesting pada tahun 2002.
- Sejak tahun 2005 “panen” secara selektif terhadap domain “.no” yang diterbitkan oleh badan Norwegia maupun yang diterbitkan untuk kepentingan Nowegia (sehingga beberapa situs yang mengandung domain “.org” dan “.com” juga ikut dipanen. Untuk memastikan semua publikasi Norwegia dapat dipanen, Perpustakaan Nasional Norwegia terpaksa mengabaikan protokol robots.txt.
- Demikian pula kewajiban menyerahkan rekaman siaran Norsk Rikskringkasting alias Radio Nasional Norwegia melalui program Digitalt Radioarkiv (arsip radio digital) yang merupakan kerjasama antara Perpustakaan Nasional dan Radio Nasional di bidang: akses, keamanan, jenis layanan, digitalisasi, format penyimpanan, back-up, kepemilikan, hak cipta, dan sistem temu-kembali.
Pengalaman Inggris
- Inggris punya Legal Deposit Libraries Act (2003). Pada awalnya digunakan prinsip lama sebab sebagian besar produk informasi elektronik atau digital memiliki produk pararel dalam bentuk cetak, tinggal minta semua penerbit mengirim soft copies. Dalam hal jurnal, Inggris meniru Koninklijke Bibliotheek atau Perpustakaan Nasional Belanda.
- Sementara itu Pemerintah Inggris bermaksud mengarsip semua karya mereka, maka National Archives menjadi pionir untuk melestarikan informasi pemerintah yang ‘‘born digital’’. Kepentingannya memang agak berbeda, sebab pengarsipan ini bermaksud merekam kerja pemerintah sebagai bagian dari akuntabilitas, bukan untuk deposit.
- Persoalan semakin rumit dan besar ketika akhirnya Inggris merasa perlu menyimpan national web space alias karya-karya Inggris di Internet. Persoalan muncul karena pertanyaan : apakah semua harus disimpan? Kalau tidak semua, bagaimana menyeleksinya?
- Ada tendensi untuk menyimpan suara resmi pemerintah dan pihak status quo, atau menyimpan yang bersifat dual format (cetak/digital) saja.
- Persoalan-persoalan itu kemudian mengarah kepada peninjauan kembali tentang prinsip-prinsip key collections (situs pemerintah dan dual format) agar koleksi deposit digital Perpustakaan Nasional benar-benar mewakili national web space.
Pengalaman Singapura
- Negara ini menggunakan voluntary digital legal deposit scheme atau penyerahan publikasi digital secara sukarela.
- Walau tidak ada sangsi hukum, Perpustakaan Nasional Singapura “mendesak dan mendorong” (urge and encourage) para penerbit menyerahkan:
– Semua digital content yang diterbitkan atau dibuat di Singapura dan dilepas ke publik, tanpa peduli format, bahasa, atau isinya.
– Semua dokumen offline (dokumen yang disimpan di CD atau DVD) dan online (tersedia di Internet termasuk websites dan blogs).
– Semua bahan yang merupakan turunan digital dari bahan cetak yang terkena wajib simpan, termasuk e-journals, film cerita maupun film pendek, e-books, talking books.
- Himbauan Perpustakaan Nasional Singapura ini disertai gambaran tentang manfaat deposit digital dari segi pelestarian, misalnya:
– Menghindari keusangan media (media decay).
– Menjamin perawatan
– Bahan deposit akan ‘dibekukan’ dengan time-stamps dan checksums untuk menjamin keaslian bentuk ketika diserahkan. Jika teknologi berubah, Perpustakaan Nasional akan melakukan migrasi dan membuat salinan agar tetap dapat dibaca.
- Perpustakaan Nasional membuat satu master copy untuk preservasi dan satu salinan untuk penggunaan di tempat (onsite). Tidak ada fasilitas pencetakan untuk menjamin copy right.
Pengalaman Swedia
- Perpustakaan Nasional negeri ini sedang menyusun undang-undang baru (Digital Deposit Act) bersama Pemerintah dan Riksdag (Parlemen) yang mewajibkan penyerahan semua bahan digital.
- Undang-undang yang sekarang ada hanya berlaku untuk bahan cetak (hard-copy) dan dokumen elektronik berbentuk CD-ROM atau media sejenis. Belum mencakup publikasi di Internet atau yang menggunakan pola penyebaran digital lainnya.
- Sebelum undang-undang ini selesai, diadakan persiapan:
– Membuat perjanjian tertulis dengan berbagai penerbit dan pihak lain yang menghasilkan produk digital, namun sifatnya masih sukarela.
– Pmbuatan “robot” untuk menghimpun websites. Eksperimennya sudah dimulai sejak 1997 dan penghimpunan dilakukan 2 atau 3 kali per tahun.
– Infrastruktur teknologi untuk menyimpan soft copy dari semua suratkabar, majalah dan e-publications lainnya. Setiap bahan ini harus dilengkapi metadata dan diindeks dengan baik.
- Perlu ada koordinasi baru, sebab Undang-Undang Deposit tahun 1661 mewajibkan penerbit mengirim ke Perpustakaan Nasional dan 6 universitas negeri di Swedia. Dua dokumen, yaitu E-pliktutredningen (1998) atau The Digital Deposit Report dan KB – ett nav i kunskapssamhället (2003) atau The National Library – a hub in the information society nampaknya akan mengarahkan undang-undang yang baru ke pembentukan Perpustakaan Nasional sebagai simpul induk.
Deposit dan Perspektif Pusaka
- Pengertian “pusaka” (heritage) mencakup manifestasi fisik (tangible) dalam bentuk tempat, monumen, bangunan, atau benda, maupun ekspresi non-fisik (intangible) dan tradisi yang sedang berjalan, yang merupakan warisan dari generasi lampau ke generasi kini untuk diteruskan ke generasi yang akan datang demi menjamin pondasi nilai masyarakat bersangkutan (Abid, 2007).
- “Pusaka Indonesia” terdiri dari:
– Pusaka alam, bentukan alam yang istimewa.
– Pusaka budaya, hasil cipta, rasa, karsa, dan karya yang istimewa dari lebih 500 suku bangsa di Tanah Air Indonesia, secara sendiri-sendiri, sebagai kesatuan bangsa Indonesia, dan dalam interaksinya dengan budaya lain sepanjang sejarah keberadaannya.
– Pusaka saujana, gabungan pusaka alam dan pusaka budaya dalam kesatuan ruang dan waktu .
- Gorman (2007) mencatat bahwa pengertian “pusaka budaya” (cultural heritage) mencakup pula segala manifestasi kebudayaan yang sedang berlangsung (living culture) dan tak selalu hanya merujuk ke masa lampau.
- Pengertian “pusaka digital” (digital heritage):
– Merupakan hasil reproduksi digital dari karya non-digital. Tak dapat dianggap sebagai “salinan identik” , melainkan hanya representasi.
– Sejak awal hadir dalam bentuk digital dan tetap bertahan sebagai bentuk digital (born digital), yaitu dalam bentuk situs-situs Internet, publikasi elektronik, produksi multimedia, atau pangkalan-pangkalan data yang berisi himpunan teks, gambar, suara, dan film.
– Merupakan living culture. Ada jutaan objek digital yang beredar di Internet dan semua itu masih “hidup” dalam arti masih terus berkembang, berubah bentuk, bertambah atau berkurang .
Perbedaan Karya Digital
Pra – Internet
- Sebelum Internet hadir, teknologi digital adalah bagian dari alat produksi terdahulu seperti mesin cetak atau mesin pembuat film seluloid. Produk-produk digital adalah bagian dari siklus produksi sebuah karya. Misalnya, gambar 3-dimensi yang menggunakan teknologi komputer dalam pembuatannya, tetap harus dicetak di atas kertas sebagai produk akhir .
- Komputer adalah sebagai alat perantara atau alat perekam, sedangkan produk akhirnya tetap dalam bentuk non-digital. Seorang penulis menggunakan komputer untuk membuat novel yang akhirnya dicetak dan diedarkan sebagai buku tercetak, sementara bentuk digitalnya tak lagi terlalu dipedulikan. Musisi merekam dan mengolah musik mereka dengan komputer, tetapi lalu memproduksi musik mereka secara massal lewat pita kaset, atau kemudian lewat compact disc.
- Keadaan-keadaan di atas masih berlaku dan hingga kini masih banyak produk budaya yang diwariskan ke generasi berikutnya dan dilestarikan dalam bentuk tercetak atau bentuk fisik lainnya yang terpisah dari alat produksi.
Masa Internet
- Internet menjadi sebuah himpunan data digital yang amat besar, sebuah reservoir yang amat luas dan terus menerus berkembang seolah-olah tanpa tepi. Selain itu, himpunan ini juga semakin terbuka untuk diisi dan diambil isinya oleh sejumlah besar manusia, sedemikian rupa sehingga Internet seolah-olah adalah sebuah memori berisi pengetahuan bersama yang amat besar.
- Internet menjadi sarana publikasi elektronik yang selain mendampingi juga perlahan-lahan mulai menggeser publikasi tercetak. Semakin banyak penulis menciptakan karyanya langsung di Internet dan langsung menyebarkannya lewat cara yang sama. Perlahan tapi pasti jarak waktu antara menulis, menerbitkan, dan menyebarkan sebuah karya tulis serta menerima umpan-balik dari khalayak, menjadi semakin pendek.
- Internet memungkinkan konvergensi lintas media, memungkinkan penggabungan teks, foto, film, dan suara sedemikian rupa sehingga semua bentuk komunikasi tersebut tampak sebagai satu format yang dipakai bersama-sama secara meluas baik sebagai alat saling menyapa maupun sebagai sarana ekspresi kreatif.
Keunikan Pusaka Digital
- Sesuatu yang dianggap pusaka selalu mengandung di dalamnya konsep kelanggengan (durability) à dapat diwariskan ke generasi-generasi berikutnya dalam keadaan seutuh mungkin.
– Pusaka yang mempunyai bentuk fisik (tangible) dijaga keutuhan fisiknya melalui restorasi (pembangunan kembali), pengawetan, dan pemugaran.
– Pusaka non-fisik dilestarikan isi atau kandungannya.
- Pusaka digital termasuk dalam kategori mana? Sebagai sebuah objek digital tetap memerlukan lokasi fisik, namun pada saat sama bergantung pada koneksi dan interoperability, membuatnya “lepas” dari lokasi fisik dan hadir dalam bentuk gabungan dengan objek-objek lainnya à disebut virtual dan harus dilihat baik sebagai tangible maupun intangible.
- Proses digitasi sebagai proses alih bentuk (transformasi) untuk mengawetkan, mis. digitasi sebuah buku antik serupa dengan replika benda kuno. Perbedaannya:
– Sebuah replika memiliki bentuk dan mekanisme penggunaan serupa dengan aslinya.
– Sebaliknya, sebuah e-book bukanlah sebuah buku tercetak, dan mekanisme penggunaannya sudah amat berbeda dari mekanisme orisinalnya.
– Jika e-book ini diletakkan di sebuah situs dan diakses dari jarak jauh oleh banyak orang sekaligus, maka karakternya sudah amat sangat berbeda dari buku orisinalnya.
- Internet sudah menjadi “lingkungan sosial budaya” pula, jadi bagian tak terpisahkan dari lanskap industri, bisnis, dan hiburan à fenomena sosial-budaya yang unik dan memiliki nilai tinggi sehingga berpotensi menghasilkan pusaka-pusaka digital. Aplikasi seperti Blog, YouTube, Flickr dan Facebook sudah menjadi ajang produksi dan konsumsi karya ekspresif. Semakin banyak karya seni-budaya yang bernilai tinggi dan disukai komunitasnya hadir di Internet. Semua perkembangan di atas berpotensi menjadi pusaka digital dalam bentuk living culture yang perlu dilestarikan
Konsekuensi Organisatoris dan Teknologis yang berkaitan dengan deposit digital dan pelestariannya
- Lavoie dan Dempsey (2004) merumuskan pelestarian digital sebagai kegiatan yang memiliki 13 ciri khusus, yaitu:
- Terus menerus. Pelestarian digital lebih bersifat berjaga-jaga (kegiatan pre-emptive). Pelestarian digital dilakukan sejak sebuah objek disimpan, dan selama objek itu masih tersimpan à sebagai proses terus menerus, sehingga kadang tak ada bedanya dengan kegiatan rutin.
- Konsensus. Sama dengan semua kegiatan pelestarian, diperlukan keputusan dan kepastian tentang apa dan bagaimana pelestarian terhadap suatu objek dilakukan. Pelestarian tak dapat diseragamkan untuk semua objek.
- Berbagi tanggungjawab. Sama dengan pelestarian di dunia non-digital, pelestarian memerlukan pembagian tanggungjawab. Dalam dunia digital pun harus ada tanggung jawab di pihak produsen objek digital, setidaknya dalam memastikan integritas objek tersebut, atau dalam berbagi sumberdaya seandainya sebuah objek digital memerlukan program-program khusus untuk “menghidupkan”-nya.
- Melalui seleksi. Sejalan dengan butir 2 di atas, pelestarian harus dibedakan dari semata-mata menyimpan apa pun yang dapat disimpan.
- Dapat didanai. Biar bagaimana pun pelestarian digital menimbulkan ongkos tambahan yang tidak sedikit. Negara-negara yang bergabung dalam Uni Eropa menggunakan metode audit yang dinamakan DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment) untuk menghitung dana pelestarian digital.
- Kegiatan koperatif. Merujuk ke butir 5, maka adalah masuk akal jika pelestarian digital dilakukan sebagai bagian dari kerjasama lintas lembaga, lintas daerah, dan bahkan lintas negara.
Konsekuensi Organisatoris dan Teknologis yang berkaitan dengan deposit digital dan pelesariannya
- Memerlukan legalitas. Perlu pengaturan tentang hak cipta dan kepemilikan intelektual yang berkaitan dengan objek digital.
- Berpencar. Pelestarian juga dapat dilakukan secara terpencar, terutama kalau dilihat dalam kaitannya dengan butir 3 dan 6 di atas.
- Berdampingan. Pelestarian digital tak selalu harus dilihat sebagai kegiatan yang terlepas sama sekali dari aktivitas sebuah institusi informasi yang masih punya sejumlah besar koleksi non-digital. Pelestarian digital dapat berjalan berdampingan dengan kegiatan lain.
- Terukur dengan benar. Pada awalnya, karena perkembangan teknologi yang amat cepat, banyak institusi menggunakan strategi trial-and-error, tetapi sejalan dengan waktu mulai ada silang pengalaman dan kesempatan bench-marking.
- Melahirkan bisnis baru. Secara tradisional, kegiatan pelestarian di masa pra-digital seringkali dilakukan secara mandiri oleh perpustakaan, pusat arsip, atau museum. Di era digital, sumberdaya yang diperlukan untuk melakukan pelestarian seringkali berada di luar jangkauan institusi-institusi tersebut. Saat ini mulai muncul bisnis yang melibatkan penjaja (vendors) khusus bidang pelestarian.
- Sebagai salah satu pilihan. Materi atau objek yang born-digital seringkali memang tidak memberikan pilihan lain selain dilestarikan sebagai objek digital. Namun juga ada materi digital yang mungkin lebih baik dilestarikan dalam bentuk analog, misalnya materi yang berupa katalog digital atau objek digital lain yang mudah diubah menjadi analog.
- Kepentingan umum. Salah satu keuntungan dari pelestarian digital yang dikombinasikan dengan keterbukaan akses adalah dalam hal potensi pemanfaatannya bersama-sama secara meluas dengan biaya minimal.
Sumber yang dikutip
- Sumber elektronik:
– http://archive.ifla.org/documents/infopol/copyright/bowrites.htm (bill of writes)
– http://www.kb.se/english/about/deposit/ (nat library sweden)
– http://ncrcindia.org/pgp/DigitalLibraryProjectPrinciples.html
– http://deposit.nl.sg/LDNet-web/faces/voluntaryDeposit.jsp;jsessionid=FF92C05C3D58B7B1B939FCBFE7BE3A72 (NLB)
- Buku dan jurnal:
– Abid, A. (2007), “Saveguarding our digital heritage: a new preservation paradigm” dalam Y. Lusenet dan V. Winterman (ed.) Preserving Digital Heritage, The Hague : Netherland National Commission for UNESCO, hal. 7 – 14.
– Gorman, M. (2007), “The wrong path and the right path; The role of libraries in access to, and preservation of, cultural heritage” dalam New Library World, vol. 108, no. 11/12; hal. 479-489.
– Lavoie, B. dan Dempsey, L. (2004), “Thirteen Ways of Looking at…Digital Preservation” dalam D-Lib Magazine, vol. 10, no. 7/8 [berkas digital] diperoleh dari http://www.dlib.org/dlib/july04/ lavoie/07lavoie.html
RSS - Posts
leave a comment