Deposit dan Pelestarian Digital. Beberapa Isu tentang Digitalisasi dan Kewajiban Deposit

Putu Laxman Pendit, Ph.D

Arena Baru Untuk Pustakawan

• Perkembangan teknologi digital jauh lebih cepat dan lebih dinamis daripada teknologi cetak yang sudah stabil dan nyaris tak mengalami perkembangan baru. Akibatnya, produksi digital melimpah ruah sekaligus bertambah rumit dari segi produksi, konsumsi, maupun penyimpanannya.
• Pengalaman negara-negara lain dapat kita tinjau untuk memikirkan persoalan deposit digital.
• Dalam dunia digital, deposit segera berkaitan dengan pelestarian, sebab objek digital sudah memerlukan kepastian lokasi, akses, dan keutuhan sejak objek itu diciptakan.
• Perkembangan Internet melahirkan tantangan baru, terutama karena besar dan luasnya kandungan digital, selain bahwa Internet itu sendiri sekarang sudah menjadi “wilayah sosial-budaya” yang mengandung karya-karya untuk disimpan sebagai deposit.
• Internet, dalam bentuk berbagai situs, aplikasi, interaksi, dan multimedia juga dapat dilihat sebagai living culture yang perlu disimpan dan dilestarikan. Ini menimbulkan tugas baru bagi pustakawan yang menyangkut mekanisme seleksi, pemanenan (harvesting), dan pelestarian yang belum pernah terjadi sebelumnya di “dunia cetak”.

Pengalaman Norwegia

• Pada tahun 1989 sebuah undang-undang tentang deposit (Legal Deposit Act) berlaku di Norwegia, menggantikan undang-undang lama yang hanya berlaku untuk bahan tercetak.  Undang-undang baru ini berlaku efektif pada Juli 1990, menyatakan bahwa semua dokumen, foto, rekaman suara, video dan siaran elektronik tercakup dalam kewajiban deposit ke  Nasjonalbiblioteket atau Perpustakaan Nasional Norwegia.
• Norwegia termasuk sedikit negara yang punya undang-undang deposit digital dan menyatakan bahwa “semua informasi yang tersedia secara umum harus dilestarikan dan tersedia bagi kepentingan dokumentasi maupun penelitian, tanpa terkecualikan oleh format atau medianya”.
• Sewaktu undang-undang itu diresmikan Internet belum semarak seperti sekarang sehingga mudah saja bagi Perpustakaan Nasional Norwegia untuk menyimpan terbitan di Internet (situs). Tetapi lalu dengan cepat Internet berubah menjadi sangat “ramai”, maka dilakukanlah total harvesting pada tahun 2002.
• Sejak tahun 2005 “panen” secara selektif terhadap domain “.no” yang diterbitkan oleh badan Norwegia maupun yang diterbitkan untuk kepentingan Nowegia (sehingga beberapa situs yang mengandung domain “.org” dan “.com” juga ikut dipanen. Untuk memastikan semua publikasi Norwegia dapat dipanen, Perpustakaan Nasional Norwegia terpaksa mengabaikan protokol robots.txt.
• Demikian pula kewajiban menyerahkan rekaman siaran Norsk Rikskringkasting alias Radio Nasional Norwegia melalui program Digitalt Radioarkiv (arsip radio digital) yang merupakan kerjasama antara Perpustakaan Nasional dan Radio Nasional di bidang: akses, keamanan, jenis layanan, digitalisasi, format penyimpanan, back-up, kepemilikan, hak cipta, dan sistem temu-kembali.

Pengalaman Inggris

• Inggris punya Legal Deposit Libraries Act (2003). Pada awalnya digunakan prinsip lama sebab sebagian besar produk informasi elektronik atau digital memiliki produk pararel dalam bentuk cetak, tinggal minta semua penerbit mengirim soft copies. Dalam hal jurnal, Inggris meniru Koninklijke Bibliotheek atau Perpustakaan Nasional Belanda.
• Sementara itu Pemerintah Inggris bermaksud mengarsip semua karya mereka, maka National Archives menjadi pionir untuk melestarikan informasi pemerintah yang ‘‘born digital’’. Kepentingannya memang agak berbeda, sebab pengarsipan ini bermaksud merekam kerja pemerintah sebagai bagian dari akuntabilitas, bukan untuk deposit.
• Persoalan semakin rumit dan besar ketika akhirnya Inggris merasa perlu menyimpan national web space alias karya-karya Inggris di Internet. Persoalan muncul karena pertanyaan : apakah semua harus disimpan? Kalau tidak semua, bagaimana menyeleksinya?
• Ada tendensi untuk menyimpan suara resmi pemerintah dan pihak status quo, atau menyimpan yang bersifat dual format (cetak/digital) saja.
• Persoalan-persoalan itu kemudian mengarah kepada peninjauan kembali tentang prinsip-prinsip key collections (situs pemerintah dan dual format) agar koleksi deposit digital Perpustakaan Nasional benar-benar mewakili  national web space.

Pengalaman Singapura

• Negara ini menggunakan voluntary digital legal deposit scheme atau penyerahan publikasi digital secara sukarela.
• Walau tidak ada sangsi hukum, Perpustakaan Nasional Singapura “mendesak dan mendorong” (urge and encourage) para penerbit  menyerahkan:

–        Semua digital content yang diterbitkan atau dibuat di Singapura dan dilepas ke publik, tanpa peduli format, bahasa, atau isinya.

–        Semua dokumen offline (dokumen yang disimpan di CD atau DVD) dan online (tersedia di Internet termasuk websites dan blogs).

–        Semua bahan yang merupakan turunan digital dari bahan cetak yang terkena wajib simpan, termasuk e-journals, film cerita maupun film pendek, e-books, talking books.

• Himbauan Perpustakaan Nasional Singapura ini disertai gambaran tentang manfaat deposit digital dari segi pelestarian, misalnya:

–        Menghindari keusangan media (media decay).

–        Menjamin perawatan

–        Bahan deposit akan ‘dibekukan’ dengan time-stamps dan checksums untuk menjamin keaslian bentuk ketika diserahkan. Jika teknologi berubah, Perpustakaan Nasional akan melakukan migrasi dan membuat salinan agar tetap dapat dibaca.

• Perpustakaan Nasional membuat satu master copy untuk preservasi dan satu salinan untuk penggunaan di tempat (onsite). Tidak ada fasilitas pencetakan untuk menjamin copy right.

Pengalaman Swedia

• Perpustakaan Nasional negeri ini sedang menyusun undang-undang baru (Digital Deposit Act) bersama Pemerintah dan Riksdag (Parlemen) yang mewajibkan penyerahan semua bahan digital.
• Undang-undang yang sekarang ada hanya berlaku untuk bahan cetak (hard-copy) dan dokumen elektronik berbentuk CD-ROM atau media sejenis. Belum mencakup publikasi di Internet atau yang menggunakan pola penyebaran digital lainnya.
• Sebelum undang-undang ini selesai, diadakan persiapan:

–        Membuat perjanjian tertulis dengan berbagai penerbit dan pihak lain yang menghasilkan produk digital, namun sifatnya masih sukarela.

–        Pmbuatan “robot” untuk menghimpun websites. Eksperimennya sudah dimulai sejak 1997 dan penghimpunan dilakukan 2 atau 3 kali per tahun.

–        Infrastruktur teknologi untuk menyimpan soft copy dari semua suratkabar, majalah dan e-publications lainnya. Setiap bahan ini harus dilengkapi metadata dan diindeks dengan baik.

• Perlu ada koordinasi baru, sebab Undang-Undang Deposit tahun 1661 mewajibkan penerbit mengirim ke Perpustakaan Nasional dan 6 universitas negeri di Swedia. Dua dokumen, yaitu E-pliktutredningen (1998) atau The Digital Deposit Report dan KB – ett nav i kunskapssamhället (2003) atau The National Library – a hub in the information society nampaknya akan mengarahkan undang-undang yang baru ke pembentukan Perpustakaan Nasional sebagai simpul induk.

Deposit dan Perspektif Pusaka

• Pengertian “pusaka” (heritage) mencakup manifestasi fisik (tangible) dalam bentuk tempat, monumen, bangunan, atau benda, maupun ekspresi non-fisik (intangible) dan tradisi yang sedang berjalan, yang merupakan warisan dari generasi lampau ke generasi kini untuk diteruskan ke generasi yang akan datang demi menjamin pondasi nilai masyarakat bersangkutan (Abid, 2007).
• “Pusaka Indonesia” terdiri dari:

–        Pusaka alam, bentukan alam yang istimewa.

–        Pusaka budaya, hasil cipta, rasa, karsa, dan karya yang istimewa dari lebih 500 suku bangsa di Tanah Air Indonesia, secara sendiri-sendiri, sebagai kesatuan bangsa Indonesia, dan dalam interaksinya dengan budaya lain sepanjang sejarah keberadaannya.

–        Pusaka saujana, gabungan pusaka alam dan pusaka budaya dalam kesatuan ruang dan waktu .

• Gorman (2007) mencatat bahwa pengertian “pusaka budaya” (cultural heritage) mencakup pula  segala manifestasi kebudayaan yang sedang berlangsung (living culture)  dan tak selalu hanya merujuk ke masa lampau.
• Pengertian “pusaka digital” (digital heritage):

–        Merupakan hasil reproduksi digital dari karya non-digital. Tak dapat dianggap sebagai “salinan identik” , melainkan hanya representasi.

–        Sejak awal hadir dalam bentuk digital dan tetap bertahan sebagai bentuk digital (born digital), yaitu dalam bentuk situs-situs Internet, publikasi elektronik, produksi multimedia, atau pangkalan-pangkalan data yang berisi himpunan teks, gambar, suara, dan film.

–        Merupakan living culture. Ada jutaan objek digital yang beredar di Internet dan semua itu masih “hidup” dalam arti masih terus berkembang, berubah bentuk, bertambah atau berkurang .

Perbedaan Karya Digital

Pra – Internet

• Sebelum Internet hadir, teknologi digital adalah bagian dari alat produksi terdahulu seperti mesin cetak atau mesin pembuat film seluloid. Produk-produk digital  adalah bagian dari siklus produksi sebuah karya. Misalnya, gambar 3-dimensi yang menggunakan teknologi komputer dalam pembuatannya, tetap harus dicetak di atas kertas sebagai produk akhir .
• Komputer adalah sebagai alat perantara atau alat perekam, sedangkan produk akhirnya tetap dalam bentuk non-digital. Seorang penulis menggunakan komputer untuk membuat novel yang akhirnya dicetak dan diedarkan sebagai buku tercetak, sementara bentuk digitalnya tak lagi terlalu dipedulikan. Musisi merekam dan mengolah musik mereka dengan komputer, tetapi lalu memproduksi musik mereka secara massal lewat pita kaset, atau kemudian lewat compact disc.
• Keadaan-keadaan di atas masih berlaku dan hingga kini masih banyak produk budaya yang diwariskan ke generasi berikutnya dan dilestarikan dalam bentuk tercetak atau bentuk fisik lainnya yang terpisah dari alat produksi.

Masa Internet

• Internet menjadi sebuah himpunan data digital yang amat besar, sebuah reservoir yang amat luas dan terus menerus berkembang seolah-olah tanpa tepi. Selain itu, himpunan ini juga semakin terbuka untuk diisi dan diambil isinya oleh sejumlah besar manusia, sedemikian rupa sehingga Internet seolah-olah adalah sebuah memori berisi pengetahuan bersama yang amat besar.
• Internet menjadi sarana publikasi elektronik yang selain mendampingi juga perlahan-lahan mulai menggeser publikasi tercetak. Semakin banyak penulis menciptakan karyanya langsung di Internet dan langsung menyebarkannya lewat cara yang sama. Perlahan tapi pasti jarak waktu antara menulis, menerbitkan, dan menyebarkan  sebuah karya tulis serta menerima umpan-balik dari khalayak, menjadi semakin pendek.
• Internet memungkinkan konvergensi lintas media, memungkinkan penggabungan teks, foto, film, dan suara sedemikian rupa sehingga semua bentuk komunikasi tersebut tampak sebagai satu format yang dipakai bersama-sama secara meluas baik sebagai alat saling menyapa maupun sebagai sarana ekspresi kreatif.

Keunikan Pusaka Digital

• Sesuatu yang dianggap pusaka selalu mengandung di dalamnya konsep kelanggengan (durability) à dapat diwariskan ke generasi-generasi berikutnya dalam keadaan seutuh mungkin.

–        Pusaka yang mempunyai bentuk fisik (tangible) dijaga keutuhan fisiknya melalui restorasi (pembangunan kembali), pengawetan, dan pemugaran.

–        Pusaka non-fisik dilestarikan isi atau kandungannya.

• Pusaka digital termasuk dalam kategori mana? Sebagai sebuah objek digital tetap memerlukan lokasi fisik, namun pada saat sama bergantung pada koneksi dan interoperability, membuatnya “lepas” dari lokasi fisik dan hadir dalam bentuk gabungan dengan objek-objek lainnya à disebut virtual dan harus dilihat baik sebagai tangible maupun intangible.
• Proses digitasi sebagai proses alih bentuk (transformasi) untuk mengawetkan, mis. digitasi sebuah buku antik serupa dengan replika benda kuno. Perbedaannya:

–        Sebuah replika memiliki bentuk dan mekanisme penggunaan serupa dengan aslinya.

–        Sebaliknya, sebuah e-book bukanlah sebuah buku tercetak, dan mekanisme penggunaannya sudah amat berbeda dari mekanisme orisinalnya.

–        Jika e-book ini diletakkan di sebuah situs dan diakses dari jarak jauh oleh banyak orang sekaligus, maka karakternya sudah amat sangat berbeda dari buku orisinalnya.

• Internet sudah menjadi “lingkungan sosial budaya” pula, jadi bagian tak terpisahkan dari lanskap industri, bisnis, dan hiburan à fenomena sosial-budaya yang unik dan memiliki nilai tinggi sehingga berpotensi menghasilkan pusaka-pusaka digital. Aplikasi seperti Blog, YouTube, Flickr dan Facebook sudah menjadi ajang produksi dan konsumsi karya ekspresif.  Semakin banyak karya seni-budaya yang bernilai tinggi dan disukai komunitasnya hadir di Internet. Semua perkembangan di atas berpotensi menjadi pusaka digital dalam bentuk living culture yang perlu dilestarikan

Konsekuensi Organisatoris dan Teknologis yang berkaitan dengan deposit digital dan pelestariannya

• Lavoie dan Dempsey (2004) merumuskan pelestarian digital sebagai kegiatan yang memiliki 13 ciri khusus, yaitu:

1. Terus menerus. Pelestarian digital lebih bersifat berjaga-jaga (kegiatan pre-emptive). Pelestarian digital dilakukan sejak sebuah objek disimpan, dan selama objek itu masih tersimpan à sebagai proses terus menerus, sehingga kadang tak ada bedanya dengan kegiatan rutin.
2. Konsensus. Sama dengan semua kegiatan pelestarian, diperlukan keputusan dan kepastian tentang apa dan bagaimana pelestarian terhadap suatu objek dilakukan. Pelestarian tak dapat diseragamkan untuk semua objek.
3. Berbagi tanggungjawab. Sama dengan pelestarian di dunia non-digital, pelestarian memerlukan pembagian tanggungjawab. Dalam dunia digital pun harus ada tanggung jawab di pihak produsen objek digital, setidaknya dalam memastikan integritas objek tersebut, atau dalam berbagi sumberdaya seandainya sebuah objek digital memerlukan program-program khusus untuk “menghidupkan”-nya.
4. Melalui seleksi.  Sejalan dengan butir 2 di atas, pelestarian harus dibedakan dari semata-mata menyimpan apa pun yang dapat disimpan.
5. Dapat didanai. Biar bagaimana pun pelestarian digital menimbulkan ongkos tambahan yang tidak sedikit.  Negara-negara yang bergabung dalam Uni Eropa menggunakan metode audit yang dinamakan DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment) untuk menghitung dana pelestarian digital.
6. Kegiatan koperatif.  Merujuk ke butir 5, maka adalah masuk akal jika pelestarian digital dilakukan sebagai bagian dari kerjasama lintas lembaga, lintas daerah, dan bahkan lintas negara.

Konsekuensi Organisatoris dan Teknologis yang berkaitan dengan deposit digital dan pelesariannya

1. Memerlukan legalitas. Perlu pengaturan tentang hak cipta dan kepemilikan intelektual yang berkaitan dengan objek digital.
2. Berpencar. Pelestarian juga dapat dilakukan secara terpencar, terutama kalau dilihat dalam kaitannya dengan butir 3 dan 6 di atas.
3. Berdampingan. Pelestarian digital tak selalu harus dilihat sebagai kegiatan yang terlepas sama sekali dari aktivitas sebuah institusi informasi yang masih punya sejumlah besar koleksi non-digital.  Pelestarian digital dapat berjalan berdampingan dengan kegiatan lain.
4. Terukur dengan benar. Pada awalnya, karena perkembangan teknologi yang amat cepat, banyak institusi menggunakan strategi trial-and-error, tetapi sejalan dengan waktu mulai ada silang pengalaman dan kesempatan bench-marking.
5. Melahirkan bisnis baru. Secara tradisional, kegiatan pelestarian di masa pra-digital seringkali dilakukan secara mandiri oleh perpustakaan, pusat arsip, atau museum. Di era digital, sumberdaya yang diperlukan untuk melakukan pelestarian seringkali berada di luar jangkauan institusi-institusi tersebut. Saat ini mulai muncul bisnis yang melibatkan penjaja (vendors) khusus bidang pelestarian.
6. Sebagai salah satu pilihan.  Materi atau objek yang born-digital seringkali memang tidak memberikan pilihan lain selain dilestarikan sebagai objek digital. Namun juga ada materi digital yang mungkin lebih baik dilestarikan dalam bentuk analog, misalnya materi yang berupa katalog digital atau objek digital lain yang mudah diubah menjadi analog.
7. Kepentingan umum. Salah satu keuntungan dari pelestarian digital yang dikombinasikan dengan keterbukaan akses adalah dalam hal potensi pemanfaatannya bersama-sama secara meluas dengan biaya minimal.

Sumber yang dikutip

• Sumber elektronik:

–        http://archive.ifla.org/documents/infopol/copyright/bowrites.htm (bill of writes)

–        http://www.kb.se/english/about/deposit/ (nat library sweden)

–        http://ncrcindia.org/pgp/DigitalLibraryProjectPrinciples.html

–        http://deposit.nl.sg/LDNet-web/faces/voluntaryDeposit.jsp;jsessionid=FF92C05C3D58B7B1B939FCBFE7BE3A72 (NLB)

• Buku dan jurnal:

–        Abid, A. (2007), “Saveguarding our digital heritage: a new preservation paradigm” dalam Y. Lusenet dan V. Winterman (ed.)  Preserving Digital Heritage, The Hague : Netherland National Commission for UNESCO, hal. 7 – 14.

–        Gorman, M. (2007), “The wrong path and the right path; The role of libraries in access to, and preservation of, cultural heritage” dalam New Library World, vol. 108, no. 11/12;  hal. 479-489.

–        Lavoie, B. dan Dempsey, L. (2004), “Thirteen Ways of Looking at…Digital Preservation” dalam D-Lib Magazine, vol. 10, no. 7/8 [berkas digital] diperoleh dari http://www.dlib.org/dlib/july04/ lavoie/07lavoie.html